Willkommen bei der Deutschen Aktenlagerung
Wir bieten Ihnen hohen Service und besonders günstige Preise
Vorteile der Aktenlagerung
Kosten sparen und mehr Sicherheit für Ihre Akten
Für Ihre Sicherheit bieten wir Ihnen spezielle Räume, die zugangsbeschränkt, überwacht und für die Zwecke der Aktenlagerung geeignet sind. Auf mehreren Ebenen werden Ihre Akten in Kartons sicher und sauber gelagert. Aufgrund der effizienten Lagerung können wir Ihnen sehr günstige Preise anbieten und genau an Ihren Bedarf anpassen, es entstehen Ihnen also keine sprungartigen Fixkosten, beispielsweise durch die Anmietung einer neuen Räumlichkeit für Ihr Archiv. Zudem erhalten Sie die Möglichkeit Ihr Archiv am PC zu durchsuchen und sich ggf. die benötigten Ordner oder Kartons zukommen zu lassen – dabei unterstützen wir Sie gerne! Natürlich können Sie, oder ein von Ihnen Bevollmächtigter (z.B. auch eine Behörde), auf die von Ihnen freigegebenen Akten vor Ort zugreifen, wir stellen hierfür ein kleines Büro zur Verfügung
Kosten der Aktenlagerung
Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Nehmen Sie dazu über den Button einfach per Email Kontakt zu uns auf.
Sie erreichen uns auch telefonisch, kostenfrei über die 0800 50 123 60.
Die Aktenlagerung
Warum müssen Akten eingelagert werden?
Warum gibt es die Deutsche Aktenlagerung? Aufgrund Gesetzlicher Vorschriften müssen Sie Dokumente und Unterlagen aufbewahren. Teilweise über mehrere Jahre und natürlich ohne dass die Dokumente Schaden nehmen. Oftmals fehlt es an ausreichend Platz und gut klimatisierten Lagermöglichkeiten. Lagern Sie Ihre Akten nicht in teuren Büro- oder Archivräumen. Wir bieten Ihnen den passenden Platz zur Aktenlagerung zu äußerst günstigen Konditionen – Verlgeichen Sie gerne!
Schaffen Sie mehr Platz für sich
Gerne nehmen wir Ihnen die Arbeit für die Archivierung Ihrer Akten ab!
In Ihrem Unternehmen oder Ihrer Verwaltung fallen täglich Daten an die erfasst und gespeichert werden. Diese Daten werden in der Regel in Papierform in Aktenordnern abgelegt und archiviert. Ob z.B. Personalwesen oder Buchhaltung, in den vielfältigsten Bereichen sammeln sich über die Jahre Unmengen an z.B. Daten, Papier, Ordnern und Wechseldatenträgern. Für den Betriebsablauf sind die Daten nicht auf Dauer relevant, bei späteren Vorgängen jedoch evtl. wieder von Bedeutung. Unabhängig natürlich von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Stehen auch Sie deshalb vor der Entscheidung Ihre Akten extern einzulagern? Hier können Sie kostenintensive Lagerkapazitäten sparen und uns die Archivierung Ihrer Akten überlassen.
Gründe für die externe Aktenlagerung in unserem Archiv
Wir möchten Ihnen den Umgang mit Ihren Akten erleichtern und für Sie Platz schaffen!
- Einlagerung in Räumen, die die klimatischen Bedingungen erfüllen
- hohe Sicherheit durch die Ausstattung der Räumlichkeiten mit moderner Alarm- und Brandmeldetechnik
- keine eigenen Personalkosten
- Keine Wartungskosten für Lager-, bzw. Regalsysteme
- Gesteuerte Aktenvernichtung
- Es wird nur die Lagerfläche bezahlt, die Ihre Akten in Anspruch nehmen
- Saubere und geordnete Lagerung Ihrer Akten
- Platzersparnis in Ihren Räumen und Reduzierung von zusätzlichen Mietkosten für die Archivierung Ihrer Akten. Gerade in Ballungszentren kann jeder extra angemieteter m² Mietkosten in beträchtlicher Höhe verursachen.
Unsere Dienstleistungen im Einzelnen
Hier finden Sie einen detaillierten Überblick zu unseren Leistungen
Um einen besseren Überblick über die einzelnen Dienstleistungen zu erhalten, haben wir Ihnen hier eine genauere Beschreibung zu den einzelnen Abläufen aufgestellt. Wenn Sie herzu Fragen haben, können Sie sich natürlich gerne jederzeit an uns wenden!
Lieferung der Aktenkartons
Wir beliefern Sie zum abgesprochenen Termin mit leeren Aktenkartons mit den Abmessungen 410 x 330 x 340mm. In diese Kartons passen 5 breite oder 8 schmale DIN A4 Aktenordner die so platziert werden, dass der Ordnerrücken von oben sichtbar ist. Dies garantiert eine gute Aufbewahrung der Dokumente
Kartonierung und Erfassung der Akten
Die Aktenordner werden korrekt in die gelieferten Kartons gelegt. Dabei ist auf die Aufbewahrungsfristen zu achten. Jeder Karton erhält zwei identische Aufkleber (innen und außen), die eine Identifizierung des Kartons bzw. die Auffindbarkeit der Ordner gewährleisten.
Transport der Aktenkartons
Die mit Aktenordnern befüllten Kartons werden von uns zum Lagerplatz transportiert. In einem Übernahmeprotokoll, welches von beiden Vertragsseiten unterzeichnet wird, werden die abtransportierten Kartons erfasst.
Registrierung der Akten
Bei der Registrierung der Kartons werden sämtliche Informationen der zuvor ausgefüllten Aufkleber übernommen und gespeichert. Diese Daten enthalten sowohl Ihre Informationen als auch interne Informationen zwecks eindeutiger Identifizierung der Kartons. Aus diesen Daten wird zum Beispiel das Jahr der möglichen Vernichtung der enthaltenen Akten abgeleitet.
Lagerung der Akten
Nachdem die Kartons in der EDV erfasst wurden, werden Sie physisch im Regallager eingelagert. Während der Lagerzeit können wir Ihnen bei Bedarf einzelne Ordner oder ganze Kartons zurücksenden oder sogar einzelne Dokumente heraussuchen und sie Ihnen per Mail oder Fax zukommen lassen.
Zugriff auf Ihre Unterlagen
Persönlicher Zugriff: Sie haben während der gesamten Lagerzeit die Möglichkeit auf Ihre Akten zuzugreifen. Hierzu können Sie oder ein Bevollmächtigter, persönlich die Akten in Augenschein nehmen. Hierzu kann Ihnen ein Büro samt Fotokopierer zur Verfügung gestellt werden.
Rücksendung von Kartons: Sofern Sie Ihre Unterlagen lieber zugesandt bekommen möchten, lassen wir Ihnen diese gerne per Post, oder bei größeren Anfragen per Spedition, zukommen.
Rücksendung einzelner Dokumente: Wenn Sie nur ein bestimmtes Dokument benötigen, können wir Ihnen diese Unterlagen auch heraussuchen und auf einem von Ihnen gewünschten Wege zukommen lassen: Per Post im Original, per Mail oder per Fax.
Vernichtung der Akten
Aus den erfassten Daten leiten wir eine Vernichtungsliste ab, die wir Ihnen zukommen lassen und die Sie nach Durchsicht an uns unterzeichnet zurücksenden können. Wir übergeben die zu vernichtenden Unterlagen an einen Aktenvernichter, der die Entsorgung gemäß Bundesdatenschutzgesetz durchführt. Sie haben jederzeit die Möglichkeit diesem Prozess beizuwohnen.
Kundensupport
Wir legen viel Wert darauf, dass unsere Kunden zufrieden sind. Aus diesem Grunde versuchen wir Ihnen den bestmöglichen Support zur Verfügung zu stellen – also zögern Sie nicht uns anzusprechen, wenn wir helfen können, tun wir dies gerne! Aber sagen Sie uns auch gerne wenn Ihnen etwas nicht gefällt, vielleicht können wir Abhilfe schaffen und Sie noch ein wenig mehr von unserem Angebot überzeugen.
Aufbewahrungsfristen
Es gibt viele Gründe, weshalb Unterlagen aufbewahrt werden sollten, bzw. sogar müssen. Gesetzliche Vorgaben dazu sind im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) geregelt. Hier ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Gerade wenn Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind, können entsprechende Unterlagen über abgeschlossene Geschäftsvorgänge nochmals Bedeutung erlangen. Beweis pflichtige Vorgänge oder Rechtsstreitigkeiten erfordern ebenfalls eine Archivierung von Geschäftsunterlagen. Anhand dieser Unterlagen können jederzeit Vorgänge abgeleitet werden, die Erinnerung nicht mehr präsent sind.
Allgemein sind die Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht bekannt. Aber es gibt auch branchen- oder Anwendungsspezifische Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten. Das können Dokumente aus der öffentlichen Verwaltung, Pharmazieforschung, Lebensmittelproduktion, der Qualitätssicherung, Telekommunikation, Energieerzeugung, dem Bauwesen und Umweltschutz oder aus Krankenhäusern sein.
Informationen zu Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen
(Über den obigen Button gelangen Sie zu Informationen bezüglich Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen der Handelskammer Hamburg)
Zu den aufzubewahrenden Dokumenten gehören unter anderem:
- Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung,
- Handelsbücher, Inventare, Personalakten, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern,
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz),
- Handakten von Rechtsanwälten (§ 50 BRAO) und Patentanwälten (§ 44 PAO),
- Gesellschafterverträge, Grundstücksunterlagen, Baupläne, Patente, Gerichtsurteile oder Personalakten,
- Patientendokumentationen, Patientenakten,
- Aufzeichnungen nach dem Transfusionsgesetz,
- ärztliche Unterlagen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge.
So funktioniert es…
Wie die Aktenlagerung im Ablauf funktioniert
Nachstehend finden Sie eine kurze und konkrete Beschreibung zum Ablauf der Akteneinlagerung. Sollten sich daraus Fragen ergeben, können Sie sich natürlich mit uns in Verbindung setzen, wir beantworten Ihre Fragen gerne!
1. Rahmenvertrag abschließen
Wenn Sie sich dazu entscheiden Akten auszulagern, schließen wir mit Ihnen einen Rahmenvertrag ab. Mit diesem Rahmenvertrag sind Sie völlig frei, Sie binden sich an keine Menge oder an eine Zeit innerhalb der Sie eine Anzahl von Akten liefern müssen. Der Rahmenvertrag ist nur eine Vereinbarung zwischen Ihnen und uns, welche die Konditionen für den Fall einer Verwahrung Ihrer Akten enthält. Sie entscheiden dann ganz frei wann und wie viele Akten Sie von uns verwahren lassen möchten.
2. Termin für die Auslagerung vereinbaren
Nachdem wir einen Rahmenvertrag geschlossen haben, können Sie mit uns zu gegebener Zeit eine Abholung der auszulagernden Akten vereinbaren. Wir planen und organisieren dann die benötigten Kartons, das Personal und die Transportmöglichkeit und treffen zum vereinbarten Zeitpunkt bei Ihnen ein.
3. Einsortierung der Akten und Labelerstellung
Nun werden die Akten in Kartons einsortiert und ein Label für die Kartons erstellt und angebracht. Das Label weist unter anderem das Vernichtungsjahr aus, von daher ist es sinnvoll die Akten nach Jahrgängen zu sortieren. Weitere Sortierungen obliegen Ihren Vorstellungen, dies variiert von Unternehmen zu Unternehmen.
4. Transport und Einlagerung der Aktenkartons
Nachdem die Kartons befüllt und mit einem Label versehen sind, werden sie eingeladen, ein Übernahmeprotokoll erstellt und zum Deutschen Aktenlager transportiert. Hier werden sie anschließend im EDV-System registriert und jeder Karton mit einem Lagerplatz verknüpft. Somit kann jeder Aktenkarton, für den Fall eines nötigten Zugriffs auf Dokumente, binnen Sekunden wiedergefunden werden.
5. Vernichtung der Akten
Mit Ablauf der Aufbewahrungspflicht haben Sie die Möglichkeit Ihre Akten zu vernichten. Die Aufbewahrungspflichten variieren in Abhängigkeit der Akten – eine Übersicht dazu finden Sie hier.
Abgeleitet aus den Daten, die bei der Einlagerung in die EDV eingeflossen sind, wird eine Liste für die Vernichtung erstellt, welche Ihnen zugesendet wird. Nach Durchsicht der Liste können Sie uns diese gegengezeichnet zukommen lassen, damit wir die Entsorgung gemäß Bundesdatenschutzgesetz in Auftrag geben können. Sie haben natürlich jederzeit die Möglichkeit, den Prozess der Entsorgung auf Wunsch zu begleiten. Sprechen Sie dies ggf. gerne mit uns ab.
Zusatzleistungen: Zugriff während der Lagerzeit
Sollten Sie Zugriff auf Ihre Akten während der Lagerzeit benötigen, können Sie dies gerne jederzeit anmelden. Wir sind Ihnen hierbei gerne behilflich! Wir können Ihnen neben dem persönlichen Zugriff auch das Zusenden eines oder mehrerer Kartons oder auch Aktenordner anbieten oder, sofern Sie es wünschen, auch einzelne Dokumente aus den Ordnern für Sie heraussuchen und Ihnen als Original per Post oder als Kopie per eMail oder Fax zukommen lassen.
Kontakt zur Deutschen Aktenlagerung
Sie interessieren sich für die Akteneinlagerung bei der Deutschen Aktenlagerung? Rufen Sie uns gerne an und informieren sich über unsere angebotenen Leistungen. Wir finden für Sie die passende Lösung um Ihre Akten professionell und kostengünstig zu archivieren.
Telefonisch erreichen Sie uns Mo. – Fr. 07:00 – 16:00 Uhr, gebührenfrei unter 00800 50 123 60 oder per E-Mail an info@deutsche-aktenlagerung.de, sowie über das Kontaktformular.
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